فرم ها و آیین نامه ها
مراحل دعوت از مهمانان خارجی
امور مربوط به مهمانان خارجی اعم از:
- شرکت کنندگان در همایش‌های بین المللی در پژوهشگاه
- استفاده کنندگان از فرصت مطالعاتی اعضای هیئت علمی خارجی در پژوهشگاه
- همکاران پژوهشی
- هیأت‌های عقد تفاهم نامه
- دانشجویان
که دعوت از آنان رسماً تأیید شده است، طی فرآیند ذیل انجام می‌گیرد:
- ارسال اطلاعات شخصی و علمی فرد / افراد از سوی پژوهشکده / مرکز به دفتر همکاری‌های علمی بین‌المللی در قالب نامه رسمی و فرم مشخصات
- ارسال مدارک مورد نیاز برای روادید (اسکن صفحه مشخصات گذرنامه، عکس پرسنلی معتبر برای صدور روادید و فرم ۱, ۲ مخصوص مشخصات برای مهمانان آمریکایی و انگلیسی)
(برای پیش‌بینی شرایطی که ممکن است صدور روادید را به تعویق بیندازد، توصیه می‌شودکلیه مدارک برای کشورهای اروپایی یا آسیایی حداقل۲ ماه و برای مهمانان آمریکایی و انگلیسی حداقل ۵ ماه پیش از برگزاری همایش ارسال شود).
- ارسال برنامه دقیق حضور مهمانان در ایران از سوی پژوهشکده / مرکز به دفتر همکاری‌های علمی بین‌المللی برای رزرو هتل، رفت و آمد فرودگاهی، شهری و بین‌شهری و برنامه‌ریزی‌های جانبی
- تعیین نماینده از سوی پژوهشکده / مرکز جهت ارتباط مستمر با دفتر همکاری‌های علمی بین‌المللی
- ارسال رونوشت کلیه مکاتبات در خصوص مهمانان خارجی به دفتر همکاری‌های علمی بین‌المللی
- بدیهی است تأییدیه کلیه مکاتبات مربوط به هزینه‌ها اعم از بلیط رفت و برگشت، سفرهای بین‌شهری، رزرو هتل، پذیرایی داخل و خارج از پژوهشگاه و... بایستی از سوی پژوهشکده / مرکز میزبان صورت گیرد و رونوشت آن برای دفتر همکاری‌های علمی بین‌المللی ارسال گردد.